Recepcionista virtual para fisioterapia: qué hace y qué no

Lo esencial. Una recepcionista virtual para fisioterapia contesta tarifas, bonos y horarios, da cita, recuerda la sesión y gestiona la lista de espera. No diagnostica, no pauta ejercicios y no toca historias clínicas: eso es del fisio.

Una recepcionista virtual para fisioterapia es un asistente automático que atiende a los pacientes por WhatsApp mientras tú tratas. Contesta tarifas, bonos y horarios, da cita, recuerda la sesión y avisa a la persona adecuada cuando hace falta. No diagnostica, no pauta ejercicios y no toca historias clínicas.

Esta guía explica qué hace, qué no, cómo se plantea en un centro pequeño (también si trabajas solo o sola) y qué cuidar con los datos. Los ejemplos son de una clínica inventada.

El problema: el teléfono suena con el paciente en la camilla

Estás con una persona en tratamiento. Suena el móvil. No contestas, y quien llamaba llama a otro centro. No hay mala gestión: es que no puedes estar en dos sitios.

Lo mismo con las preguntas repetidas: cuánto cuesta la sesión, si hay bonos, si trabajas con mutuas, dónde estás. Siempre las mismas, y cada una te quita medio minuto que no tienes.

¿Voz o WhatsApp?

Si buscas «recepcionista virtual para fisioterapia», muchos resultados son asistentes que contestan el teléfono con voz. Estos asistentes suelen gestionar citas las 24 horas, responder dudas de precio y no recomendar tratamientos, porque eso lo decide el fisioterapeuta. Muchos remiten a otra página para los precios.

Esta guía trata del asistente de WhatsApp:

Ninguno es mejor en general. Mira cómo te contactan hoy tus pacientes y elige ese canal.

Qué hace: tarifas, bonos y horarios

Un asistente responde con lo que tú le apruebas, y solo con eso:

• precio de la primera sesión y de las siguientes;
• bonos y packs;
• horarios y dónde estás;
• si trabajas con mutuas;
• qué tratamientos ofreces.

Se carga leyendo tu web y tú lo revisas antes de activarlo. Si un dato no está, el asistente no se lo inventa: lo pasa a una persona.

Cita y recordatorio

Ejemplo (inventado) en catalán, con una clínica y unos precios de ejemplo:

• Paciente: Bon dia, tinc dolor lumbar des de fa dies. Quan podeu veure'm?
• Asistente: Hola, sóc l'assistent automàtic del centre. El diagnòstic el fa el fisio a la primera visita. Hi ha lloc dimecres a les 18:00 o dijous a les 9:30. Quina hora et va millor?
• Paciente: Dijous. Quant costa la primera sessió?
• Asistente: La primera sessió dura 50 minuts i costa 45 €. Te la deixo reservada dijous a les 9:30. T'escric dimecres per confirmar-la.

Fíjate en tres cosas. Se presenta como asistente automático. No valora el dolor: dice que lo hace el fisio. Y propone dos horas concretas.

El recordatorio. Una revisión Cochrane de ensayos clínicos con mensajes de móvil encontró una asistencia del 78,6 % con recordatorio frente al 67,8 % sin él. Son datos de 2013, de calidad baja a moderada y con SMS en general, no con WhatsApp ni solo con fisioterapia.¹ Sirve como indicio de que avisar ayuda.

Cancelación y lista de espera

Una cancelación por la mañana deja un hueco que nadie ocupa. La solución es sencilla:

1. El recordatorio permite confirmar, cambiar o anular con un toque.
2. Si alguien anula, el asistente avisa al centro.
3. Una lista de espera de pacientes que quieren adelantar la sesión recibe un aviso con el hueco.

Pide permiso a cada persona antes de meterla en la lista. La política de WhatsApp Business exige permiso previo y respetar las bajas.⁴

Seguimiento: que el paciente no deje el tratamiento a medias

Hay quien mejora un poco y no vuelve. Un aviso para la siguiente sesión puede ayudar. No tengo una cifra fiable de cuántos abandonan, y no voy a inventarla.

Lo que sí digo:

• el asistente puede recordar la próxima sesión y ofrecer cita;
• no puede decir «haz estos ejercicios» ni «ya estás recuperado»: eso es una pauta clínica y la da el fisio;
• los avisos de «¿quieres volver?» son comunicación comercial: solo con permiso.

En catalán, castellano o inglés

En un centro de Barcelona, unos pacientes escriben en catalán, otros en castellano y algunos en inglés. El asistente de abhalo responde en castellano y catalán, y también en inglés si lo quieres. Contesta en el idioma en el que le escriben.

Dos cuidados: revisa los textos en catalán antes de activarlos (nombres de tratamientos, tarifas) y decide en qué idioma sale el recordatorio si el paciente no ha escrito aún.

Mensajes de ejemplo en catalán y castellano

Sin datos de salud: solo centro, día y hora.

Confirmación de sesión (utilidad)

• ES: «Hola, {nombre}. Te recordamos tu sesión en {centro} el {día} a las {hora}. Responde 1 para confirmar, 2 para cambiarla o 3 para anularla.»
• CA: «Hola, {nom}. Et recordem la teva sessió a {centre} el {dia} a les {hora}. Respon 1 per confirmar-la, 2 per canviar-la o 3 per anul·lar-la.»

Hueco libre para la lista de espera (solo con permiso)

• ES: «Hola, {nombre}. Ha quedado libre una sesión el {día} a las {hora}. ¿Quieres adelantar la tuya? Responde SÍ y te la reservamos.»
• CA: «Hola, {nom}. Ha quedat lliure una sessió el {dia} a les {hora}. Vols avançar la teva? Respon SÍ i te la reservem.»

Siguiente sesión (solo con permiso)

• ES: «Hola, {nombre}. Te escribimos de {centro}. ¿Quieres reservar tu próxima sesión? Responde SÍ y te proponemos horas. Si no quieres más avisos, responde BAJA.»
• CA: «Hola, {nom}. T'escrivim de {centre}. Vols reservar la teva propera sessió? Respon SÍ i et proposem hores. Si no vols més avisos, respon BAIXA.»

Qué no hace

• Diagnosticar o decir qué lesión es.
• Pautar ejercicios ni decir si puede o no entrenar.
• Dar el alta ni interpretar pruebas.
• Decidir el tratamiento.
• Hacerse pasar por una persona. El Reglamento europeo de IA exige, en general, que los sistemas de IA que interactúan con personas las informen de que hablan con una IA, salvo que sea evidente. Se aplica desde el 2 de agosto de 2026 según su texto de 2024; luego se reformaron otros plazos de la norma, así que comprueba la versión vigente.³

Si alguien cuenta un síntoma, el asistente responde que lo valora el fisio y avisa al centro.

Datos: sin historias clínicas

Los datos de salud están entre las categorías especiales del RGPD, cuyo tratamiento está prohibido salvo que se cumpla alguna de las circunstancias del propio reglamento.² Por eso el asistente de abhalo solo usa nombre, teléfono, fecha y hora, y no guarda dolencias ni tratamientos.

Una advertencia honesta: si el paciente escribe «tengo dolor lumbar» en el chat, esa frase queda en la conversación. Haz dos cosas:

• avisa en el primer mensaje de que no cuente síntomas por ahí;
• pregunta a tu proveedor cuánto tiempo guarda las conversaciones y cómo se borran.

Y pide un contrato de encargado del tratamiento, como exige el RGPD cuando otra empresa trata datos por tu cuenta.² La web de abhalo dice que los datos van a servidores en la UE. Pide siempre la lista de las empresas que participan. Esto no es asesoramiento jurídico: confírmalo con quien lleve la protección de datos de tu centro.

Qué tienes que decidir antes de activarla

• Tu política de cancelación: con cuánta antelación se puede anular y qué se dice si no se avisa. El asistente la repite, no la inventa.
• Bonos y tarifas vigentes, y qué mutuas aceptas.
• Quién recibe los avisos cuando el asistente no sabe algo, y en cuánto tiempo contesta esa persona.
• Qué hace el asistente con alguien que escribe con mucho dolor. Lo razonable: dar el teléfono del centro y, si parece una urgencia, el 112. Decídelo tú y que quede por escrito.
• El tono: tuteo o usted, y con qué nombre se presenta el centro.

Cuánto cuesta

Los precios de abhalo para fisioterapia y osteopatía, sin IVA: Responde, 1.200 € de puesta en marcha y 149 € al mes; Agenda llena (con reserva de sesiones, recordatorios y lista de espera), 1.500 € y 249 € al mes; Completo (con web nueva y 12 meses de permanencia), 1.500 € y 349 € al mes.

El consumo de WhatsApp lo cobra Meta aparte: desde el 1 de octubre de 2026, 0,0166 € por mensaje de servicio o de utilidad en España, con 1.000 de servicio gratis al mes.⁵ Las cuentas están en la nota sobre los precios de WhatsApp Business desde octubre de 2026.

Las dos primeras semanas son gratis, con tu propia web. Si trabajas solo o sola, es justo el caso donde más ayuda: tú tratas y el WhatsApp atiende. Puedes ver la demo para fisioterapia en un minuto.

Preguntas frecuentes

¿Qué hace una recepcionista virtual en un centro de fisioterapia?

Contesta tarifas, bonos y horarios, da cita, recuerda la sesión, gestiona cancelaciones y lista de espera, y avisa a una persona cuando no sabe algo. No hace nada clínico.

¿Puede dar consejos de salud?

No. Si alguien cuenta un síntoma, dice que lo valora el fisio y avisa al centro. Solo responde con lo que apruebas.

¿Funciona si trabajo solo o sola?

Sí. Es el caso donde más se nota: tú tratas y el WhatsApp atiende.

¿En qué idiomas atiende?

En castellano y catalán, y también en inglés si lo quieres. Revisa los textos antes de activarlo.

¿Guarda historias clínicas?

No. Solo nombre, teléfono, fecha y hora. Pregunta igualmente cuánto tiempo se guardan las conversaciones.

¿Cuánto cuesta?

Entre 1.200 y 1.500 € de puesta en marcha y entre 149 y 349 € al mes, sin IVA, más el consumo de WhatsApp que cobra Meta.

¿Puedo probarlo antes de pagar?

Sí. Dos semanas gratis con tu propia web, y antes una demo de un minuto.

Fuentes consultadas

Documentos oficiales y publicaciones que usamos, con su fecha de consulta. No enlazamos a webs de terceros.

1. Mobile phone messaging reminders for attendance at healthcare appointments (Cochrane, 2013) Cochrane (Gurol-Urganci y otros) · consultada el 22 oct 2026
2. Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), artículos 9 y 28 Diario Oficial de la Unión Europea, vía BOE · consultada el 22 oct 2026
3. Reglamento (UE) 2024/1689 de inteligencia artificial, artículos 50 y 113 Diario Oficial de la Unión Europea, vía BOE · consultada el 22 oct 2026
4. Política de WhatsApp Business (permiso previo y bajas) Meta · consultada el 22 oct 2026
5. WhatsApp Business Platform, precios (hoja de tarifas en euros) Meta · consultada el 22 oct 2026

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